Legalización de Libros: Trámite esencial para empresas en España

Es el acto mediante el cual un notario certifica (sella y rubrica) los libros oficiales de una empresa, acreditando su identidad, número de folios y fechas. Otorga validez legal a los registros empresariales.

Todas las sociedades mercantiles deben legalizar: libro de actas de junta general, libro registro de socios (SL) o accionistas (SA), libro diario y libro de inventarios. Las que tienen consejo deben añadir el libro de actas del consejo.

Los libros deben legalizarse antes de su uso (diligencia de apertura). La diligencia de cierre se añade cuando se completan. Para libros contables, la legalización puede hacerse dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio (Art. 27 Código de Comercio).

Sí, desde 2013 es posible legalizar libros en formato electrónico mediante la firma electrónica del notario sobre el archivo digital. Deben cumplir requisitos técnicos específicos de formato y estructura.

Los aranceles notariales están regulados por arancel según tipo de libro y número de folios. Aproximadamente: libro de actas 30-60€, libros contables 40-80€. Solicita presupuesto exacto para tu caso.

No legalizar los libros es una infracción del Código de Comercio, puede derivar en sanciones administrativas (Hacienda), rechazo de cuentas anuales en el Registro Mercantil e invalidez de los registros como prueba en juicio.

El Código de Comercio exige conservar los libros durante al menos 6 años desde la última anotación. En la práctica, se recomienda conservarlos indefinidamente por posibles inspecciones futuras o litigios.

No, los libros deben legalizarse en blanco antes de su uso (diligencia de apertura). Si necesitas regularizar libros ya utilizados, consulta con el notario las posibilidades de subsanación mediante acta de exhibición.

Una SLU debe legalizar: libro de actas, libro registro de socios, libro de contratos socio único-sociedad, libro diario y libro de inventarios. Un mínimo de 5 libros obligatorios.

Los autónomos en régimen de estimación directa están obligados a llevar libros de ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión, pero NO requieren legalización notarial (solo las sociedades mercantiles).